Gestión de afectaciones y ayudas

1. Responsable del tratamiento

Nubik Ingeniería, con domicilio en Bogotá, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales administrados directamente mediante SismoCol26.

Canal para asuntos de protección de datos: servicios@nubikingenieria.com · Teléfono: 3160421294.

2. Marco normativo y alcance

Esta política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas, instrucciones y criterios aplicables en materia de protección de datos personales.

Aplica al tratamiento realizado a través del sitio web, formularios, módulos administrativos, mapas, archivos, correos electrónicos y demás funcionalidades asociadas a SismoCol26, tanto respecto de usuarios registrados como de personas que utilicen formularios públicos.

3. Naturaleza de SismoCol26

SismoCol26 es una herramienta de finalidad técnica, social, preventiva, investigativa y académica, sin ánimo de lucro, orientada a registrar, organizar y analizar información relacionada con afectaciones de edificaciones y viviendas, apoyar la gestión del riesgo, priorizar necesidades y facilitar actividades de inspección y coordinación.

Los cálculos automáticos de índices, prioridades o clasificaciones son ayudas técnicas para la gestión de información. No constituyen por sí solos una decisión administrativa, una certificación oficial de seguridad estructural ni sustituyen la valoración profesional o de la autoridad competente.

4. Personas cuyos datos pueden ser tratados

La plataforma puede tratar información de ciudadanos que reportan el estado de su vivienda; propietarios, ocupantes o personas relacionadas con edificaciones reportadas; inspectores, mapeadores, coordinadores, analistas, administradores y demás usuarios registrados; personas que solicitan o coordinan ayudas; y terceros cuyos datos aparezcan de manera necesaria en los registros.

5. Datos que pueden ser recolectados

Según el módulo utilizado, podrán tratarse nombres y apellidos, número de identificación cuando sea necesario, fecha de nacimiento, profesión, ciudad de residencia, correo electrónico, teléfono, rol y estado de la cuenta; departamento, municipio, barrio, corregimiento, vereda, dirección, zona, coordenadas y precisión de ubicación; características de viviendas y edificaciones, composición del hogar, tenencia, actividad económica, estrato, servicios, sistemas estructurales, materiales, daños, clasificaciones, índices, observaciones, fotografías, archivos y formularios PDF.

Cuando una persona solicite ayuda en dinero, podrán almacenarse el método seleccionado y el número, celular, correo o llave indicada para recibirla. SismoCol26 no actúa como entidad financiera ni procesa el pago: estos datos se utilizan exclusivamente para facilitar la coordinación directa de la ayuda cuando exista la autorización correspondiente.

Para usuarios registrados también podrán tratarse datos de asignaciones, postulaciones, comisiones, logística, disponibilidad, alertas y notificaciones, así como la última ubicación que el usuario decida compartir manualmente desde la plataforma.

Con fines de seguridad se podrán tratar identificadores de sesión, fechas de acceso y datos técnicos mínimos para prevenir abuso. Los controles de frecuencia implementados por SismoCol26 almacenan de forma hash las claves técnicas utilizadas para limitar solicitudes, sin conservar en esa tabla correos electrónicos ni direcciones IP en texto claro.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos podrán utilizarse para recibir y gestionar el formulario público “Reportar estado de mi vivienda”; registrar y administrar inspecciones IEDS; identificar y georreferenciar edificaciones; conservar evidencias fotográficas y documentales; describir daños estructurales, no estructurales, geotécnicos y del entorno; calcular índices de afectación y clasificaciones técnicas; y generar mapas, formularios, reportes, estadísticas y exportaciones autorizadas.

También podrán tratarse para planificar áreas y puntos de inspección; asignar inspectores y coordinadores; administrar comisiones y logística; gestionar postulaciones, aprobaciones y listas de espera; generar alertas y notificaciones; verificar cuentas y correos; enviar confirmaciones o información relacionada con reportes, asignaciones o viajes; administrar perfiles y permisos; proteger la seguridad de la plataforma; prevenir abuso, fraude o accesos no autorizados; realizar copias de seguridad, recuperación y mantenimiento; y atender consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.

La información podrá apoyar la priorización para la toma de decisiones y la asignación de recursos, la identificación de sectores con mayor afectación y procesos de evaluación, atención, intervención, recuperación y gestión del riesgo.

Con fines académicos, investigativos y estadísticos podrá emplearse para analizar patrones de comportamiento frente a eventos sísmicos, sistemas estructurales, materiales, antigüedad, localización y niveles de daño, favoreciendo la utilización de información agregada o anonimizada cuando la identificación individual no sea necesaria.

Los datos no serán utilizados para publicidad comportamental, venta de bases de datos, prospección comercial ni finalidades incompatibles con las aquí informadas.

7. Reporte público del estado de la vivienda

El formulario “Reportar estado de mi vivienda” puede ser diligenciado sin crear una cuenta. Para enviarlo se solicita un correo electrónico válido y la aceptación expresa de la versión vigente de esta política. La plataforma registra la versión aceptada y la fecha y hora de aceptación y envía, cuando el servicio de correo se encuentra disponible, una confirmación al correo informado.

El reporte queda sujeto a revisión. Su información personal no se publica como consecuencia de la simple presentación del formulario. La consulta integral de estos reportes se restringe a los perfiles de coordinación y administración autorizados por SismoCol26, de acuerdo con las funciones y permisos definidos en la plataforma.

8. Donaciones y autorización específica para compartir información

La aceptación general de esta política no equivale a autorizar la entrega de datos a un padrino o donante. Cuando la persona seleccione expresamente la opción correspondiente dentro del módulo de ayuda, SismoCol26 podrá mostrar fotografías técnicas autorizadas en Donaciones y, ante una solicitud de apadrinamiento, remitir al padrino la información necesaria para coordinar directamente la ayuda.

Dicha información podrá incluir nombre, datos de contacto, dirección, fotografías, necesidades reportadas, método y referencia de pago cuando hayan sido suministrados para recibir ayuda, y el número de identificación con los últimos cuatro dígitos ocultos. La entrega se limitará a la finalidad de coordinación de la ayuda autorizada.

9. Fotografías, documentos y georreferenciación

Las fotografías deben enfocarse preferentemente en las edificaciones, daños y condiciones del entorno. Se debe evitar captar innecesariamente rostros, documentos de identificación, placas, conversaciones privadas u otros elementos personales no requeridos para la finalidad técnica.

Las coordenadas de los registros se utilizan para su representación espacial, análisis territorial, priorización y estudio de patrones de daño. Cuando un usuario registrado utiliza voluntariamente el botón de actualización de ubicación, SismoCol26 conserva únicamente la última ubicación reportada y su precisión disponible; la funcionalidad no realiza seguimiento continuo ni crea un historial de recorrido en segundo plano.

10. Autorización, datos sensibles y menores de edad

Cuando la autorización sea requerida, se solicitará de manera previa, expresa e informada y se conservará evidencia electrónica de su otorgamiento. El titular podrá abstenerse de suministrar datos sensibles cuando su entrega no sea indispensable conforme a la ley.

SismoCol26 no tiene como finalidad principal recolectar datos sensibles ni información de niños, niñas y adolescentes. Si excepcionalmente resultara necesario tratar información de menores, deberá respetarse su interés superior, sus derechos prevalentes y los requisitos de autorización que correspondan.

11. Acceso, circulación y destinatarios

El acceso a información identificable se limita mediante roles, permisos y necesidad funcional. Inspectores, coordinadores, administradores y demás perfiles autorizados deberán tratar los datos exclusivamente para las finalidades de SismoCol26 y guardar confidencialidad.

Los reportes ciudadanos de vivienda no son de consulta general: su información identificable se restringe a coordinadores y administradores autorizados. Los mapas o consultas públicas deberán ocultar datos personales estructurados como nombres, documentos, teléfonos, correos y direcciones, salvo una autorización específica o un fundamento legal aplicable.

La información podrá ser suministrada a autoridades públicas o judiciales cuando exista obligación legal o requerimiento válido, y a proveedores tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento —por ejemplo, infraestructura, alojamiento, correo, copias de seguridad o soporte— únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio y bajo deberes de seguridad y confidencialidad.

12. Transmisiones y transferencias nacionales o internacionales

Cuando para operar SismoCol26 sea necesario que un proveedor o encargado trate información desde otra jurisdicción, Nubik Ingeniería procurará que la transmisión o transferencia se realice de acuerdo con las reglas colombianas aplicables, las instrucciones del responsable y medidas contractuales, técnicas y organizacionales apropiadas. No se autoriza a los proveedores a utilizar la información para fines propios incompatibles con esta política.

13. Cookies y tecnologías necesarias

SismoCol26 utiliza cookies o mecanismos equivalentes necesarios para mantener la sesión autenticada y proteger el acceso a funcionalidades reservadas. No se utilizan estas cookies esenciales para publicidad comportamental. La plataforma puede aplicar controles técnicos de seguridad y frecuencia para prevenir abuso y proteger la disponibilidad del servicio.

14. Derechos de los titulares

De acuerdo con la legislación aplicable, los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar consultas y reclamos; solicitar supresión o revocatoria cuando legalmente proceda; acceder gratuitamente a la información tratada; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información o cuando concurra otra excepción prevista por la normativa aplicable.

15. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con datos personales se recibirán en servicios@nubikingenieria.com. Para facilitar su atención, deberán indicar el nombre del titular, un medio de contacto, la descripción clara de la solicitud y, cuando sea necesario, los documentos que permitan acreditar identidad, representación o los hechos que sustentan el reclamo.

Las consultas serán atendidas dentro del término máximo establecido por la Ley 1581 de 2012, actualmente diez (10) días hábiles contados desde su recepción, con la prórroga legal aplicable cuando no sea posible resolverlas dentro de dicho término. Los reclamos serán atendidos dentro de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción, sin perjuicio de la prórroga prevista por la ley.

Antes de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio por una queja relacionada con el tratamiento de datos, deberá agotarse el procedimiento de consulta o reclamo ante el responsable cuando así lo exija la normativa.

16. Seguridad, confidencialidad e incidentes

Nubik Ingeniería adoptará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables y proporcionales para proteger la información frente a adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, divulgación o destrucción no autorizada. Entre otras medidas, SismoCol26 puede emplear autenticación, sesiones protegidas, permisos por rol, validación de archivos, límites de solicitudes, trazabilidad, almacenamiento persistente, copias de seguridad y procedimientos de recuperación.

Las medidas de seguridad reducen riesgos pero ningún sistema conectado a Internet puede garantizar riesgo cero. Los incidentes de seguridad serán gestionados conforme a su naturaleza, impacto y las obligaciones de información o reporte que resulten aplicables.

17. Calidad, minimización y responsabilidad de los usuarios

Se procurará recolectar información pertinente, adecuada y no excesiva para las finalidades informadas. Los usuarios que diligencien información deberán procurar que sea veraz, completa y actualizada y abstenerse de incorporar datos personales de terceros que no sean necesarios o que no estén autorizados para suministrar.

Los usuarios con acceso reservado deberán proteger sus credenciales, cerrar sesiones en equipos compartidos, no copiar o divulgar información fuera de sus funciones y reportar oportunamente accesos o usos sospechosos.

18. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, mantener la trazabilidad técnica y atender obligaciones legales, contractuales, de seguridad o de defensa de derechos. Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista fundamento para conservarlos, podrán ser eliminados, depurados o anonimizados de manera segura.

Los registros eliminados desde las funciones administrativas podrán requerir procesos técnicos adicionales de depuración de archivos, copias de seguridad o respaldos, los cuales se gestionarán conforme a los ciclos razonables de mantenimiento y recuperación.

19. Cambios de la política y nueva aceptación

Esta política podrá actualizarse cuando cambien las funcionalidades de SismoCol26, las finalidades del tratamiento, los canales, las medidas de seguridad o el marco jurídico aplicable. Cuando el cambio sea sustancial, se publicará una nueva versión y los usuarios registrados podrán ser requeridos para aceptarla nuevamente antes de continuar utilizando funcionalidades reservadas.

En los reportes públicos, la versión aceptada queda asociada al registro enviado. La autorización específica para compartir información con un padrino o donante continúa siendo independiente de la aceptación general de esta política.

20. Vigencia

La presente versión entra en vigencia el 19 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras Nubik Ingeniería realice tratamiento de datos personales mediante SismoCol26 o hasta que sea sustituida por una versión posterior.